ECRSによる人手不足解消

これから、ますます深刻な人手不足の時代が到来しますが、この問題を“人材確保”だけで対処するのは、資金面で潤沢とは言いがたい中小企業にとって極めて困難なことでしょう。

お金をかけて人手を確保できないのであれば、仕事や業務プロセスを見直して、人手のかからない体制を整えていく努力も必要かと存じます。

そこで、このページでは“ECRS”の視点を用いた人手不足解消策について簡単に紹介したいと思います。

ECRSとは、業務改善に用いる下記4つの視点（英単語）の頭文字をとった言葉です。

・Eliminate（業務の排除）
・Combine（業務の統合）
・Rearrange（業務の再編）
・Simplify（業務の単純化）

以下、このECRSをどのように人手不足解消につなげて行くか順番に説明して行きます。

最初の「E」は、自社でやっても意味のない仕事を排除することです。

｢意味のない仕事など無い！」と叱られてしまいそうですが、外部の客観的な立場から会社の業務を拝見させて頂くと、案外ポロポロと発見されたりするものです。

たとえば、「なぜ、この書類作成業務は必要なのですか!?」と問いかけた際、明確な理由が示されず、「以前からそうしているから」的な回答を得たなら、それはきっと排除すべき仕事です。

社内にいる方には気づきにくい事柄かもしれませんが、長い時間の中で形骸化した業務や無意味になってしまった仕事がないか、改めて洗い出してみることをおすすめします。

ECRSの「E」は、人手不足解消を考える上で最も重要な視点です。

二つ目の「C」は、別個にやっている業務を一つにまとめてしまうことです。

たとえば、かつて手書きで見積書や請求書を作成していた時代においては、「見積書作成」と「請求書作成」は別個の業務でした。

しかし、今ではエクセルや販売管理システムを用いて、見積書に入力した内容が請求書作成に当然のごとく流用され、情報修正や書類の再作成には僅かな手間しかかかりません。

このように、別々に手を動かしている業務を「一緒にできないか!?」という視点で見つめ直すと、思いのほか業務削減効果が得られ、人手不足解消の一助となります。

特に、パソコン等に「一度入力した情報をいかに使い回すか!?」「何度も入力し直さない為にはどうしたら良いか!?」というアイディアは、業種の垣根を越えて常に保持しておきたいところです。

三つ目の「R」は、仕事の順番を入れ換えることで効果を得ようとするものです。

たとえば、業種問わず“事前予約”というシステムには、あらかじめ注文を聞いておくことにより、実際に顧客に商品･サービス提供する時点の対応をスムーズにする効果をもたらします。

ムダな在庫を抱えるリスクを回避するだけでなく、人材の配置･手当も最小限に抑えられます。このように、ちょっとした工夫と発想の転換が、人手不足の解消につながるのです。

ECRS最後の「S」は、仕事を簡略化することです。世の中的に“セルフサービス”と呼ばれるものが、この典型例です。

味で勝負するラーメン屋が、券売機を通じて注文をとることによって、接客にかけるエネルギーやコスト（人手）を削減している光景がこれに当たります。

この業務の単純化において重要なポイントは、「顧客がサービス（または商品）に対価を支払ってくれる理由は何か!?」「当社にとって外せない仕事はどれか!?」を見極めることです。

これは、自社の“強み”を理解しなければできません。会社の強みは経営戦略を考える上でも重要なファクターですから、人手不足解消と併せて考えてみるのも良いのではないでしょうか..!?

以上、ECRSの考え方について簡単に述べてきましたが、注意して頂きたいのは「ヒトは変化を好まない」という点です。

誰であっても、慣れ親しんだ仕事のやり方から離れることを望む方は滅多にいないでしょう。経営者の方がどれだけハッパをかけても、業務改善が遅々として進まないこともあり得ます。

特に、ECRSの「E」は、人手不足解消に大きな効果をもたらす一方、従業員から仕事を奪ってしまう可能性もあり、強い抵抗感を覚える方も出てくるかもしれません。

もしも、人手不足解消のためにECRSを全社的に進めて行きたいとお考えなら、この手のカイゼン提案をした従業員を積極的に評価･処遇できる体制も併せて検討して頂くことをおすすめします。